Rekisteriseloste / tietosuojaseloste

(Henkilötietolain (523/99) 10 §:n / EU GDPR 25.5.2018 alkaen mukainen
rekisteriseloste/tietosuojaseloste)

1. Rekisterinpitäjä
Kaukajärviosuuskunta, y–tunnus: 0155362–7
Juvankatu 10, 33710 Tampere
www.kaukajarviok.fi

2. Rekisteröintiasioita hoitava henkilö
Konsernijohtaja Marko Liikanen,
marko.liikanen@kaukajarviok.fi

3. Rekisterin nimi
Kaukajärviosuuskunnan asiakasrekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja kerätään ja käsitellään Kaukajärviosuuskunta yhtiön sekä
Kaukajärviosuuskunta konsernin tytäryhtiöiden, Kartanon Isännöintipalvelut
Oy:n, Kartanon Kiinteistöpalvelut Oy:n ja Kartanon Puhtauspalvelut Oy:n
palvelujen tuottamiseen ja työtehtävien hoitamiseen liittyvistä syistä, kuten
asiakkaan yksilöintiin ja tunnistamiseen palvelutapahtumassa, myynti–, vastike–
tai vuokrareskontran ja perinnän hoitamiseen.
Asiakasrekisteriä käytetään myös lakiin perustuvien sekä viranomaisten
määräysten ja ohjeiden mukaisten säilytys–, raportointi– ja kyselyvelvoitteiden
hoitamiseen. Henkilötietoja käytetään myös henkilötietolain sallimissa ja
velvoittamissa rajoissa asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen,
analysointiin, tilastointiin sekä tietopalveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja
kehittämiseen. Asiakkaalla on oikeus kieltää antamiensa tietojen käyttäminen
suoramarkkinointiin ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.

• Etu– ja Sukunimet
• Henkilötunnus
• Osoitetiedot
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero(t)
• Kansalaisuus
• Siviilisääty
• Samassa osoitteessa asuvien henkilöiden (puoliso, lapset) lukumäärä
• Pankkiyhteystiedot
• Suoramarkkinointilupa
• Asiakkaan itsensä antamat lisätiedot, sekä asiakassuhteen hoitoon ja/tai
  markkinointiin liittyvät tiedot kuten esimerkiksi vuokratun autopaikan tai
  asunnon tarkempi yksilöinti

(Kaikkia edellä mainittuja tietoja ei välttämättä saada kerättyä
rekisterimerkinnän tuottaneen asiakassuhteen syntytavan johdosta, ja ei
siksi tule löytymään kaikkien asiakkaiden tiedoista. Asiakas antaa
suostumuksensa näiden tietojen tallettamiseen asiakkuuden syntyessä
työpyynnön tai muun asiakassuhteen muodostumisen yhteydessä.)

Asiakkaalla on oikeus saada nähtäväkseen hänestä talletetut tiedot, korjata
näiden tietojen oikeellisuus sekä tulla pyydettäessä poistetuksi rekisteristä,
mikäli asiakassuhdetta eikä laskutusperusteita enää ole.

Edellä mainittuja tietoja tullaan tarvittavilta osin taltioimaan myös
Kaukajärviosuuskunnan sekä sen tytäryhtiöiden Kartanon
Isännöintipalvelut Oy:n, Kartanon Kiinteistöpalvelut Oy:n ja Kartanon
Puhtauspalvelut Oy:n käyttämiin pilvipalveluihin:

– Visma Fivaldi ja Visma Tampuuri, joiden
tietosuojaselosteet ovat saatavilla seuraavista linkeistä:
https://www.visma.fi/enterprise/tietosuoja–asetus/
https://www.visma.com/privacy–statement/finland/
https://www.tampuuri.fi/tietosuojaseloste/

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään:

• Rekisteröidyltä itseltään
• Väestörekisteristä
• Viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä lain sallimissa rajoissa
  Lisäksi rekisteriin kerätään muita kuin henkilötietoja palvelu– tai
  tuotetilauksien sekä ongelmanratkaisuiden kuten ovien avaamisten,
  vuokrasuhdemuutosten tai muiden varausjärjestelyiden yhteydessä.

lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Kaukajärviosuuskunnan
sekä Kaukajärviosuuskunnan tytäryhtiöiden, Kartanon Isännöintipalvelut
Oy:n, Kartanon Kiinteistöpalvelut Oy:n ja Kartanon Puhtauspalvelut Oy:n
palvelujen henkilöstöllä ja niiden lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä
on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakastietoihin.

8. Rekisterin suojaus
Henkilörekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja
henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että sekä manuaalisesti tallennettuihin,
että ATK–järjestelmiin tallennettuihin henkilörekisterin sisältämiin tietoihin
pääsevät ja niitä käyttävät vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on siihen
oikeus. Rekisterinpitäjä on järjestänyt toimitiloihinsa kulunvalvonnan. ATK–
järjestelmät on suojattu käyttöjärjestelmän suojausohjelmiston avulla.
Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä
määriteltyjen käyttäjätunnusten ja oikean salasanan syöttämistä.
Toimeksiantosopimuksilla velvoitetaan rekisterinpitäjän toimeksiannosta
henkilötietoja käsitteleviä tahoja suojaamaan henkilötietoja vastaavalla tavalla.

9. Rekisteröidyn kielto–oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä
itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta
suoramarkkinointia sekä markkina– ja mielipidetutkimusta varten.
Kielto tulee tehdä rekisterinpitäjälle kirjallisesti

10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus, tietojen korjaaminen ja tietojen
säilytysaika
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallennetut, itseään
koskevat tiedot. Asiakassuhteen päättyessä asiakkaan tiedot poistetaan
rekisteristä heti, kun niiden käsittely ei ole enää tarpeen, mutta viimeistään
lain edellyttämän määräajan päätyttyä.
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan,
käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen
tai vanhentuneen henkilötiedon oma–aloitteisesti tai rekisteröidyn
vaatimuksesta. Rekisteröidyn, kielto– ja tarkastusoikeuden toteuttamiseksi
sekä tiedon korjaamiseksi rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisteriasioista
vastaavaan henkilöön.